Jak urządzić funkcjonalną strefę coworkingową?

Strefa coworkingowa to dziś jedno z częściej pojawiających się pojęć w świecie projektowania biur. Może oznaczać zarówno niezależną przestrzeń pracy dla freelancerów, startupów i osób pracujących zdalnie, jak i wydzieloną część biura firmy przeznaczoną do pracy wspólnej. W obu przypadkach chodzi o podobną ideę – stworzenie miejsca, które sprzyja skupieniu, rozmowie i wymianie pomysłów.

Dobrze zaprojektowana strefa coworkingowa powinna odpowiadać na różne potrzeby użytkowników. Dlatego tak ważny jest przemyślany układ przestrzeni, odpowiednie meble, oświetlenie oraz rozwiązania poprawiające akustykę. Jak więc urządzić funkcjonalną strefę coworkingową, która sprawdzi się zarówno w biurze firmy, jak i w otwartej przestrzeni pracy dla wielu użytkowników?

Czym jest strefa coworkingowa?

Strefa coworkingowa to przestrzeń przeznaczona do pracy wspólnej, z której korzysta jednocześnie wiele osób. Może funkcjonować jako niezależne miejsce pracy dostępne dla freelancerów, osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, małych zespołów czy osób pracujących zdalnie, które nie posiadają własnego biura. W takim przypadku coworking działa jak elastyczne miejsce pracy. Użytkownicy mają do dyspozycji w pełni wyposażoną infrastrukturę biurową – wynajmują biurko lub dostęp do przestrzeni i korzystają z części wspólnych, takiej jak sale spotkań, drukarki czy strefy relaksu.

Drugie znaczenie dotyczy przestrzeni zaprojektowanej wewnątrz biura firmy. W wielu nowoczesnych biurach powstają dziś specjalne strefy coworkingowe przeznaczone do pracy zespołowej lub pracy tymczasowej. Nie ma tam przypisanych stanowisk. Pracownicy mogą wybrać dowolne miejsce, popracować przy wspólnym stole, spotkać się z zespołem albo na chwilę zmienić otoczenie.

Jakie funkcje pełni biuro coworkingowe?

Niezależnie od tego, czy coworking funkcjonuje jako osobna przestrzeń pracy, czy jako część biura, pełni kilka podobnych funkcji. Przede wszystkim umożliwia elastyczne korzystanie z przestrzeni oraz sprzyja współpracy między użytkownikami. Takie miejsca ułatwiają organizowanie krótkich spotkań, rozmów projektowych i pracy koncepcyjnej. Jednocześnie pozwalają na chwilową zmianę środowiska pracy, co dla wielu osób poprawia koncentrację i komfort wykonywania obowiązków.

Najczęściej strefa coworkingowa pełni w przestrzeni pracy kilka istotnych ról:

• umożliwia elastyczne korzystanie z biura bez przypisywania pracownikom stałych stanowisk,
• sprzyja współpracy zespołowej i spontanicznej wymianie pomysłów,
• tworzy miejsce do krótkich spotkań, rozmów projektowych i pracy koncepcyjnej,
• pozwala na pracę indywidualną w innym otoczeniu niż tradycyjne stanowisko biurowe,
• ułatwia organizowanie nieformalnych spotkań między pracownikami lub użytkownikami przestrzeni,
• wspiera kreatywność i szybkie konsultacje między osobami pracującymi nad wspólnym projektem,
• zwiększa efektywność wykorzystania przestrzeni w biurze lub w obiekcie coworkingowym.

Różnica między coworkingiem a klasycznym biurem

Największa różnica dotyczy sposobu organizacji przestrzeni oraz modelu korzystania z biura. W tradycyjnym biurze jedna firma wynajmuje określony metraż na dłuższy czas i samodzielnie finansuje adaptację wnętrza oraz jego wyposażenie. W coworkingu przestrzeń jest współdzielona przez wielu użytkowników, a umowy najmu mają zwykle elastyczny charakter.

Różni się także układ pomieszczenia. W klasycznym biurze często dominuje przestrzeń open space lub wyraźny podział na działy. W coworkingu użytkownicy korzystają z różnych typów stanowisk pracy. Mogą wybrać elastyczne biurko dostępne w danym momencie lub stałe miejsce przypisane do konkretnej osoby. Taka przestrzeń sprzyja również kontaktom między osobami z różnych firm i środowisk zawodowych.

Jak zaplanować strefę coworkingową?

Dobrze zaprojektowana strefa coworkingowa wymaga przemyślanego układu przestrzeni, który uwzględnia różne sposoby pracy – od spokojnej pracy indywidualnej po spotkania zespołowe i krótkie rozmowy projektowe. Ważne są zarówno odpowiednie meble, jak i rozwiązania wpływające na komfort użytkowników, takie jak oświetlenie, akustyka czy dostęp do infrastruktury technicznej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze elementy, które warto uwzględnić podczas planowania funkcjonalnej strefy coworkingowej.

Analiza potrzeb użytkowników – pierwszy element projektu coworking office

Projektowanie strefy coworkingowej warto rozpocząć od dokładnego poznania potrzeb przyszłych użytkowników. Każda przestrzeń pracy funkcjonuje inaczej. Inne oczekiwania mają freelancerzy pracujący indywidualnie, a inne kilkuosobowe zespoły projektowe czy pracownicy dużej firmy korzystający z biura hybrydowego.

Analiza sposobu pracy pozwala określić, jakie typy stanowisk będą potrzebne w danej przestrzeni. W jednym miejscu dominować mogą stanowiska do pracy indywidualnej, w innym większe stoły do pracy zespołowej lub miejsca przeznaczone do krótkich spotkań i rozmów. Warto też uwzględnić zapotrzebowanie na sale spotkań, przestrzenie do pracy w ciszy oraz strefy nieformalnych rozmów.

Na tym etapie ważne jest także określenie liczby użytkowników oraz czasu, w którym korzystają z przestrzeni. Pozwala to lepiej zaplanować układ biurek, ciągi komunikacyjne oraz dodatkowe funkcje coworkingu.

Podział na funkcjonalne strefy coworking

To najważniejszy etap aranżacji wnętrz biurowych. Brak czytelnego podziału to główna przyczyna porażek wielu takich inwestycji. Dobre biura posiadają rygorystyczny i wyraźny podział na strefy głośne oraz ciche strefy skupienia.

• Strefy głośne (aktywne) – obejmują wejście, recepcję, kuchnię z jadalnią oraz przestrzenie do integracji i wymiany myśli. To tutaj użytkownicy mogą swobodnie rozmawiać, jeść, odbierać telefony i budować relacje. Tutaj też prowadzona jest bieżąca obsługa korespondencji dla najemców.
• Strefy ciche (pracy głębokiej) – powinny być odseparowane akustycznie od reszty biura. W otwartej przestrzeni przeznaczonej do intensywnej pracy indywidualnej panuje zasada zachowania ciszy.
• Strefy przejściowe i wspierające – aby pogodzić te dwa światy, konieczne jest zastosowanie budek i kabin akustycznych, do których pracownik może wejść, by odbyć głośną wideorozmowę bez irytowania sąsiadów.
• Sale konferencyjne – niezbędne do formalnych spotkań z klientami i narad zespołowych.

Wyposażenie – meble, oświetlenie, dodatki

Wyposażenie strefy coworkingowej ma bezpośredni wpływ na komfort pracy i sposób korzystania z przestrzeni.

W pierwszej kolejności warto zadbać o ergonomiczne meble. Stabilne biurka, wygodne krzesła biurowe oraz stoły do pracy zespołowej umożliwiają pracę w różnych konfiguracjach. W wielu przestrzeniach pojawiają się także biurka z regulacją wysokości, które pozwalają pracować zarówno na siedząco, jak i na stojąco.

Duże znaczenie ma również oświetlenie. Najlepiej, gdy stanowiska pracy znajdują się w pobliżu okien i korzystają z naturalnego światła. W miejscach oddalonych od okien potrzebne jest dobre oświetlenie sztuczne. Lampy powinny równomiernie doświetlać przestrzeń roboczą i nie powodować olśnienia podczas pracy przy komputerze.

O funkcjonalności coworkingu decydują także dodatki i elementy uzupełniające wyposażenie. W przestrzeni pracy powinny pojawić się tablice do notatek, mobilne ścianki, panele akustyczne czy półki na dokumenty. Coraz częściej stosuje się także rośliny, które poprawiają mikroklimat wnętrza i wprowadzają bardziej przyjazną atmosferę do przestrzeni pracy.

Rozwiązania technologiczne, których nie możne zabraknąć

Zaplecze IT to fundament operacyjny. Użytkownicy wymagają niezawodnego i bezpiecznego połączenia oraz akcesoriów i narzędzi niezbędnych do pracy.

• Szybki internet (symetryczne łącza światłowodowe z redundancją) oraz stabilna sieć wi fi, pokrywająca bez strat zasięgu każdy metr kwadratowy lokalu, to absolutna konieczność.
• Oprócz tego na wyposażeniu powinien znaleźć się profesjonalny sprzęt biurowy – wydajne urządzenia wielofunkcyjne do druku i skanowania.
• Sale spotkań muszą być wyposażone w duże ekrany lub interaktywne monitory, wysokiej jakości kamery szerokokątne oraz mikrofony kierunkowe do bezproblemowego prowadzenia hybrydowych spotkań z ludźmi na całym świecie.
• Nowoczesne obiekty wdrażają również aplikacje mobilne do rezerwacji biurek, sal konferencyjnych i otwierania drzwi za pomocą smartfona.

Przepisy i normy – o czym trzeba pamiętać podczas projektowania stref coworkingowych?

Każda publiczna przestrzeń pracy musi spełniać wymagania wynikające z przepisów prawa budowlanego.

• Podczas projektowania biur coworkingowych należy uwzględnić między innymi zasady bezpieczeństwa przeciwpożarowego oraz prawidłowe zaplanowanie dróg ewakuacyjnych. Istotny jest także dobór materiałów wykończeniowych o odpowiedniej klasie ognioodporności.
• Równie ważne są warunki sanitarne i jakość powietrza w pomieszczeniach. System wentylacji i klimatyzacji powinien być dopasowany do liczby osób, które będą korzystać z przestrzeni. Odpowiednia wymiana powietrza wpływa na komfort pracy i poziom koncentracji użytkowników.
• Przepisy określają również wymagania dotyczące oświetlenia stanowisk pracy. W przestrzeniach biurowych natężenie światła na blacie roboczym powinno wynosić około 500 lx.
• Normy regulują także liczbę oraz wielkość pomieszczeń sanitarnych, które muszą być dostosowane do liczby osób przebywających na danej kondygnacji budynku.

Najczęstsze błędy przy projektowaniu stref coworkingowych

Nawet najbardziej efektowna wizualnie przestrzeń coworkingowa nie spełni swojej roli, jeśli projektant pominie aspekty czysto użytkowe i psychologiczne. Wiele inwestycji w sektorze biur współdzielonych boryka się z problemami, które wynikają z niewłaściwego rozpoznania potrzeb osób korzystających z obiektu na co dzień. Profesjonalna aranżacja powinna przewidywać potencjalne punkty zapalne, które mogą obniżać efektywność i zniechęcać najemców.

Aby stworzyć optymalne warunki do pracy, należy wystrzegać się poniższych, najczęściej powtarzanych uchybień:

1. Ignorowanie parametrów akustycznych – to najpoważniejszy błąd projektowy. Brak odpowiednich materiałów dźwiękochłonnych sprawia, że hałas, szum rozmów i dźwięki maszyn biurowych znacząco utrudniają koncentrację. W krótkim czasie prowadzi to do frustracji i rezygnacji najemców.
2. Projektowanie wyłącznie w układzie open space – brak zróżnicowania przestrzeni drastycznie redukuje poczucie prywatności. Pracownicy często czują się przytłoczeni ciągłą ekspozycją na wzrok innych osób. Jest to potęgowane przez zbyt bliskie ustawienie poszczególnych stanowisk pracy.
3. Niewydolna wentylacja w salkach spotkań – częstym błędem jest brak dopływu odpowiedniej ilości świeżego powietrza w małych pomieszczeniach. Przy pełnym obłożeniu salki te szybko stają się duszne. Uniemożliwia to pracę intelektualną i prowadzi do spadku energii uczestników spotkania.
4. Oszczędzanie na jakości siedzisk roboczych – wybór tanich, nieergonomicznych krzeseł to jeden z największych grzechów głównych inwestorów. Siedziska o niskim standardzie nie zapewniają odpowiedniego wsparcia dla kręgosłupa. Przy wielogodzinnej pracy staje się realnym problemem zdrowotnym dla użytkowników.

Przestrzenie coworkingowe – gdzie można je najczęściej spotkać?

Przestrzenie coworkingowe powstają najczęściej w dużych miastach, gdzie zapotrzebowanie na elastyczne miejsca pracy jest największe. W ostatnich latach ich liczba wyraźnie rośnie, co ma związek z upowszechnieniem pracy zdalnej i hybrydowej.

Duże znaczenie ma także lokalizacja. Atrakcyjność przestrzeni coworkingowej w dużej mierze zależy od jej otoczenia. Bliskość kawiarni, restauracji, terenów zielonych czy obiektów sportowych sprawia, że użytkownicy mogą w ciągu dnia pracy wygodnie korzystać z różnych usług i miejsc odpoczynku w najbliższej okolicy.

Zaprojektuj strefę coworkingową z GRID

Dobrze zaprojektowana strefa coworkingowa powinna odpowiadać na realne potrzeby użytkowników i sposób, w jaki pracują na co dzień. W Grid Studio Projektowe doskonale to rozumiemy i podchodzimy do każdego projektu indywidualnie. Analizujemy charakter pracy zespołu, układ przestrzeni oraz funkcje, jakie ma spełniać dane miejsce. Dzięki temu powstają rozwiązania dopasowane do konkretnego biura lub przestrzeni coworkingowej.

Projektujemy zarówno całe biura coworkingowe, jak i wydzielone strefy pracy wspólnej w firmach. Zwracamy uwagę na ergonomię stanowisk pracy, układ przestrzeni, akustykę oraz oświetlenie. Planujemy także miejsca do spotkań, rozmów projektowych i pracy indywidualnej.

Planujesz otworzyć nowoczesny coworking lub przearanżować istniejące biuro? Skontaktuj się z nami. Wspólnie zaprojektujemy przestrzeń biurową, która przyciągnie profesjonalistów i stanie się inspirującym miejscem na mapie Twojego miasta.

FAQ

Czy w coworkingu odbywają się inne aktywności niż tylko praca?

Tak. Środowisko to bardzo sprzyja networkingowi, ułatwiając nawiązywanie kontaktów zawodowych i pozyskiwanie nowych zleceń. Z tego powodu administratorzy często organizują dedykowane warsztaty i luźne spotkania integracyjne, które pomagają w budowaniu społeczności. Ponadto standardem jest obecność stref relaksu, kuchni czy wewnętrznych kawiarni.

Czy strefa coworkingowa sprawdzi się w każdej firmie?

Strefa coworkingowa może dobrze funkcjonować w wielu firmach, jednak jej forma powinna być dopasowana do sposobu pracy zespołu. Najlepiej sprawdza się w organizacjach, w których pracownicy często współpracują przy projektach, prowadzą krótkie spotkania lub pracują w modelu hybrydowym. Taka przestrzeń daje możliwość szybkiej zmiany miejsca pracy i sprzyja bezpośredniej wymianie pomysłów. Nie oznacza to jednak, że coworking zastąpi wszystkie stanowiska w biurze. W wielu firmach strefa coworkingowa stanowi uzupełnienie klasycznych stanowisk pracy lub sal spotkań.

Jak zaplanować akustykę w strefie coworkingowej?

Akustyka ma duże znaczenie w przestrzeniach coworkingowych, ponieważ wiele osób pracuje w jednym miejscu. Nadmierny hałas utrudnia koncentrację i może obniżać komfort pracy. Dlatego już na etapie projektowania warto uwzględnić rozwiązania, które ograniczają rozchodzenie się dźwięków.

Wykorzystuje się materiały pochłaniające dźwięk, takie jak panele akustyczne na ścianach lub suficie, wykładziny podłogowe czy tapicerowane elementy wyposażenia. Pomocne są również mobilne ścianki lub wysokie regały, które częściowo dzielą przestrzeń i ograniczają przenoszenie hałasu. Dobrym rozwiązaniem jest także wyraźne wydzielenie różnych stref pracy.