Jak urządzić biuro open space, aby dobrze się w nim pracowało?

Biura typu open space stały się standardem w wielu organizacjach, szczególnie tam, gdzie potrzebna jest szybka wymiana informacji i współpraca w zespołach. Otwarta przestrzeń wpływa pozytywnie na zdolność koncentracji, komfort pracy i jakość relacji między pracownikami, pod warunkiem że jest dobrze zaplanowana. Jak więc stworzyć open space, w którym da się swobodnie pracować? Jak ustawić biurka, aby ograniczyć hałas? Odpowiedzi znajdziesz w naszym artykule.

Czym jest biuro open space?

Biuro typu open space to otwarta przestrzeń biurowa, w której wiele stanowisk znajduje się w jednym pomieszczeniu. Taki układ likwiduje ściany i indywidualne pokoje, tworząc środowisko ułatwiające kontakt między pracownikami. Open space pozwala na szybszą komunikację oraz sprawniejsze podejmowanie decyzji, dlatego w wielu branżach przekłada się na efektywność pracy.

Otwarty układ wymaga jednak konsekwentnej organizacji. Wysoki poziom hałasu, brak prywatności i utrudniona koncentracja to najczęściej wskazywane ograniczenia. Aby biuro open działało poprawnie, przestrzeń musi uwzględniać akustykę, ergonomię oraz logiczne oddzielenie stref.

Biuro typu open space – gdzie się najlepiej sprawdzi?

Obszar open space office pozwala usprawnić przepływ informacji i wspiera pracę zespołową w firmach takich jak:

• agencje marketingowe i agencje reklamowe,
• firmy IT,
• firmy handlowe,
• centra telemarketingu,
• działy finansowo-księgowe (przy zadaniach opartych na analizie danych).

Sprawdzi się także w działach administracji biurowej.

Jak zaaranżować przestrzeń biurową typu open space?

Aranżacja przestrzeni open space powinna odzwierciedlać charakter zadań, potrzeby zespołu oraz liczbę stanowisk. Układ biurek musi tworzyć logiczne ciągi komunikacyjne, które ułatwiają poruszanie się bez przeszkadzania innym. W dobrze zaprojektowanej przestrzeni rzędy biurek nie są zbyt długie. Sprawdza się ustawienie po 4–6 stanowisk w jednym module. Pozwala to zachować porządek i kontrolować poziom hałasu.

Między biurkami warto zostawić około 120 cm wolnej przestrzeni. Dzięki temu można wygodnie odsunąć fotel i przejść za czyimś krzesłem bez dyskomfortu. Przejścia główne powinny mieć co najmniej 150–180 cm szerokości, aby kilka osób mogło swobodnie się mijać.

Przydatne są także większe odstępy między modułami, nawet 2–3 metry. W open space dobrze działają także strefy o różnym charakterze: część cicha, część do szybkich rozmów, część do pracy projektowej przy dużym stole. Warto je oddzielić panelami, regałami albo zielenią, bo poprawia to koncentrację i ogólne samopoczucie w biurze.

Miejsce pracy indywidualnej

Stanowisko do pracy indywidualnej w open space powinno dawać poczucie spokoju i zapewniać ochronę przed nadmiarem bodźców. Biurko musi mieć czystą, szeroką powierzchnię, aby można było wygodnie rozłożyć laptop i dokumenty. Przydaje się stabilny fotel z regulacją wysokości, który pozwala utrzymać prostą pozycję przez wiele godzin. Warto zadbać o lampę z chłodnym światłem, bo poprawia widoczność i zmniejsza zmęczenie oczu.

Pomocne są także panele akustyczne, niewielkie przegrody lub rośliny, które tłumią dźwięki i ograniczają wzrokowe rozpraszacze. Porządny monitor, stacja dokująca i wygodna klawiatura zwiększają tempo pracy i dają większą swobodę ruchu. W pobliżu powinny znaleźć się gniazda zasilania, a najlepiej cały zestaw portów, które ułatwią szybkie podłączanie sprzętu.

Sale konferencyjne i miejsce spotkań

Sale konferencyjne w open space pełnią ważną funkcję, bo wiele rozmów wymaga ciszy i zamkniętej przestrzeni. Takie pokoje powinny znajdować się w wyraźnie oddzielonej części biura, aby można było spokojnie porozmawiać z klientem albo omówić sprawy, które nie powinny być słyszane przy biurkach. Warto zadbać o dobre wygłuszenie, solidne drzwi oraz jasne oświetlenie, które sprzyja skupieniu.

Przydaje się też pełne zaplecze do spotkań online. Stabilny internet, duży ekran, kamera i zestaw audio dają komfort prowadzenia rozmów z osobami pracującymi poza biurem. Dobrze, gdy w biurze znajduje się kilka sal o różnych rozmiarach. Małe pokoje sprawdzają się przy krótkich konsultacjach, a większe są idealne na prezentacje i zebrania zespołu.

Pokój socjalny i strefa chillout

W biurze nie może także zabraknąć zaplecza socjalnego oraz strefy chillout. Pokój socjalny powinien być miejscem, w którym można na chwilę odetchnąć od zadań. Jasne światło, wygodne stoły i łatwy dostęp do kuchennego zaplecza ułatwiają krótkie przerwy. Warto zadbać o lodówkę, zmywarkę, ekspres do kawy i mikrofalówkę, bo takie wyposażenie poprawia codzienny komfort. Przydają się także półki i szafki, które utrzymują porządek i ułatwiają wspólne korzystanie z przestrzeni. Im bardziej przejrzysty układ, tym mniej chaosu i szybciej wraca się do pracy z energią.

Strefa chillout pozwala odetchnąć od hałasu i sprzyja budowaniu relacji w zespole. Powinny się w niej znaleźć:

• wygodne siedziska,
• kącik kawowy,
• miejsca krótkiego odpoczynku,
• strefy spokojnej rozmowy.

Rośliny, stonowane kolory i delikatne oświetlenie obniżają napięcie po intensywnych zadaniach. Można tu przeczytać dokumenty, zebrać myśli albo po prostu spuścić tempo na kilka minut. Czasem sprawdza się też mała biblioteczka, stojak z prasą branżową lub ściana z planszami projektowymi, które inspirują podczas luźniejszych momentów dnia.

Jak dobrać meble, oświetlenie i dekoracje?

W open space wyposażenie kształtuje komfort pracy i wpływa na to, jak odbierana jest cała przestrzeń biurowa.

• Ogromne znaczenie mają odpowiednio dobrane biurka, które zapewniają wystarczającą powierzchnię roboczą oraz wygodne krzesła umożliwiające długą pracę siedzącą bez przeciążenia. Warto stosować meble modułowe, ponieważ ułatwiają zmianę układu stanowisk i szybkie dostosowanie biura do bieżącego zapotrzebowania.
• Oświetlenie powinno być połączeniem światła dziennego i dobrze zaplanowanego oświetlenia sztucznego, które nie męczy wzroku i równomiernie rozjaśnia pomieszczenie.
• Równie istotne są materiały akustyczne, ponieważ redukują pogłos i tworzą warunki sprzyjające koncentracji. Panele wygłuszające, przegrody i maty akustyczne poprawiają akustykę otwartej przestrzeni biurowej i realnie podnoszą komfort pracy całego zespołu.

Czytaj także: Jak przeprowadzić remont biura? O czym pamiętać?

Nowoczesne rozwiązania, które warto wdrożyć w biurze open space

Współczesne biura wykorzystują technologie, które poprawiają efekty pracy i organizację przestrzeni. Wśród nich znajdują się m.in.:

• systemy rezerwacji biurek i sal,
• czujniki jakości powietrza i temperatury,
• inteligentne oświetlenie,
• stacje do pracy na stojąco,
• mobilne ścianki działowe, wolnostojące ekrany i sufity dźwiękochłonne,
• budki telefoniczne.

Czy biuro open space to zawsze dobry pomysł? Zalety i wady takiego rozwiązania

Otwarta przestrzeń biurowa ma wiele zalet, ale wiąże się również z ograniczeniami, które trzeba brać pod uwagę. W poniższej tabeli prezentujemy najważniejsze zalety i wady biur typu open space.

Zalety open space	Wady open space
szybka wymiana informacji	brak prywatności
lepsza integracja zespołów	większe ryzyko rozproszenia
oszczędności związane z eksploatacją biura	podwyższony poziom hałasu
łatwość reorganizacji stanowisk	trudności przy zadaniach wymagających ciszy
łatwiejsze zarządzanie zespołem	większe zmęczenie po długim czasie w hałaśliwej przestrzeni
lepszy i szybszy przepływ informacji między zespołem	ograniczona swoboda podczas rozmów telefonicznych

Najlepszym rozwiązaniem jest układ hybrydowy — otwarta przestrzeń uzupełniona strefami wyciszonymi i salami spotkań.

Najczęściej zadawane pytania

Ile osób na 1m2 w biurze open space?

Standard zakłada 6–10 m² na jednego pracownika, choć zadania wymagające większego skupienia mogą wymagać większej powierzchni.

Jak ograniczyć hałas w otwartej przestrzeni biurowej?

Hałas można zmniejszyć przez dobrze dobrane materiały akustyczne. Sprawdzają się panele ścienne, ekrany między biurkami i sufity dźwiękochłonne, które tłumią pogłos. Warto też ustawić biurka w krótszych modułach, bo długie rzędy wzmacniają natężenie dźwięku. Pomagają także budki telefoniczne i oddzielone strefy do szybkich rozmów. Dzięki temu główna część open space pozostaje spokojniejsza.

Czy open space można łatwo przebudować, gdy zespół się powiększa?

Tak, jeśli biuro jest oparte na modułowych rozwiązaniach. Mobilne ścianki, lekkie meble i wolnostojące ekrany pozwalają zmieniać układ bez większych prac. Open space daje swobodę przesuwania stanowisk i tworzenia nowych stref, więc można dostosować biuro do rosnącego zespołu bez długich przestojów.

Projektowanie przestrzeni biurowych z GRID

Dobrze zaprojektowane biuro wpływa na tempo pracy i codzienny komfort całego zespołu. Warto więc powierzyć ten proces specjalistom, którzy znają potrzeby nowoczesnych firm i potrafią zamienić otwartą przestrzeń w funkcjonalne miejsce pracy.

GRID od ponad 25 lat zajmuje się projektowaniem przestrzeni biurowych, w których dobrze się pracuje i łatwo zachować porządek. W naszych projektach stawiamy na komfort pracowników, dobrą akustykę i praktyczne rozwiązania. Dopasowujemy styl aranżacji oraz wyposażenie do specyfiki pracy i potrzeb firmy. Sprawdź naszą ofertę i zleć nam aranżację swojego biura.