Jak urządzić biuro, aby było funkcjonalne i reprezentatywne?

Dobrze zaprojektowane biuro powinno wspierać codzienną pracę, a jednocześnie robić dobre wrażenie na klientach i partnerach biznesowych. To przestrzeń, która musi być wygodna dla zespołu i spójna z wizerunkiem firmy. Jak więc urządzić biuro, aby było funkcjonalne i reprezentatywne, a przy tym dopasowane do potrzeb pracowników?

Biuro to wizytówka firmy!

Oprócz samej funkcjonalności w biurze, warto zadbać o jego reprezentatywność. W zależności od branży i charakteru pracy biurowej zarówno funkcje, jak i wygląd biura należy odpowiednio zaprojektować . Kolorystyka zastosowanych materiałów i wykończeń jest równie ważna i powinna być skoordynowana z identyfikacją wizualną firmy. Należy pamiętać o tym, że aby urządzić nowoczesne biuro należy przestudiować charakter branży w taki sposób, aby klienci momentalnie ją rozpoznali i właściwie identyfikowali.

Jak podzielić biuro na strefy pracy?

Współczesne biuro nie powinno opierać się wyłącznie na rzędach biurek i jednej sali konferencyjnej. Aby przestrzeń dobrze działała na co dzień, warto podzielić ją na strefy odpowiadające różnym zadaniom pracowników. Taki układ lepiej wspiera zarówno pracę indywidualną, jak i współpracę zespołową, spotkania online oraz krótką regenerację w ciągu dnia.

W dobrze zaplanowanym biurze warto wydzielić między innymi:

• strefę pracy w skupieniu – do zadań wymagających ciszy i koncentracji,
• strefę pracy zespołowej – do bieżącej współpracy i szybkiej wymiany informacji,
• strefę spotkań formalnych – czyli sale konferencyjne i pokoje do rozmów z klientami,
• strefę rozmów online i telefonicznych – z odpowiednim wyciszeniem,
• strefę wspólną – do przerw, integracji i mniej formalnych spotkań.

Podział pomaga lepiej wykorzystać przestrzeń i ogranicza sytuacje, w których różne style pracy wzajemnie sobie przeszkadzają. Jest to szczególnie ważne w biurach projektowanych dla pracy hybrydowej, gdzie jednego dnia potrzebna jest większa liczba miejsc do spotkań, a innego więcej przestrzeni do spokojnej pracy indywidualnej.

W co powinno być wyposażone biuro?

Dobrze zaprojektowane miejsce pracy powinno wspierać komfort podczas pracy i ułatwiać wykonywanie różnych obowiązków zawodowych. Sam podział biura to za mało. Równie ważne jest ergonomiczne wyposażenie, właściwe warunki świetlne oraz rozwiązania, które pomagają utrzymać porządek w przestrzeni biurowej i mają ogromny wpływ na efektywność pracy.

W praktyce warto zadbać przede wszystkim o:

• regulowane biurka lub blaty o odpowiedniej wysokości,
• ergonomiczne krzesła z regulacją wysokości, które pomagają utrzymać prawidłową postawę ciała,
• odpowiednie oświetlenie stanowisk pracy, w tym dostęp do światła dziennego i ochronę przed nadmiernym nasłonecznieniem, gdy promienie słoneczne utrudniają pracę przy monitorze,
• meble do przechowywania dokumentów, sprzętów i rzeczy osobistych,
• wielofunkcyjne meble, które dobrze sprawdzają się zwłaszcza w mniejszych biurach,
• ścianki działowe i lekkie elementy podziału, jeśli trzeba poprawić koncentrację i oddzielić stanowiska bez zamykania całej przestrzeni.

W wielu biurach dobrze sprawdzają się także rozwiązania wspierające pracę hybrydową, takie jak miejsca do szybkiego podłączenia laptopa, wygodne stanowiska do spotkań online czy zaplecze techniczne potrzebne do sprawnej komunikacji. To szczególnie ważne tam, gdzie pracownicy spędzają w biurze tylko część tygodnia, a resztę zadań wykonują z domu lub z domowego gabinetu.

Jak wydzielić sale rozmów w biurze?

W przestrzeni funkcjonalnego biura powinny znaleźć się wygłuszone sale konferencyjne oraz mniejsze sale rozmów. Takie rozwiązania pozwalają na komfortową pracę zarówno uczestnikom rozmów czy spotkań, jak i pozostałym pracownikom biura. Istnieje wiele sposobów na wydzielenie takich przestrzeni, na przykład:

• przeszklenia,
• przenośne kontenery,
• antresole,
• ruchome przepierzenia pochłaniające dźwięki,
• rośliny.

Obecnie często dochodzą do tego także budki telefoniczne oraz wydzielone miejsca do wideorozmów, które dobrze odpowiadają na model pracy hybrydowej.

Jak wybrać meble do biura?

Dobór mebli biurowych powinien wynikać z charakteru pracy, liczby pracowników oraz dostępnej powierzchni. Inne rozwiązania sprawdzą się w przestrzeni zespołowej, a inne w gabinecie, sali spotkań czy małym biurze. Dobrze dobrane meble pomagają lepiej wykorzystać miejsce i wpływają na wygodę codziennego użytkowania.

Przy wyborze ergonomicznych mebli warto zwrócić uwagę szczególnie na:

• wielkość i układ biurek w stosunku do dostępnej przestrzeni,
• możliwość elastycznego ustawiania mebli w zależności od potrzeb zespołu,
• pojemność szaf, regałów i kontenerków,
• trwałość materiałów i łatwość utrzymania ich w czystości.

Jak urządzić biuro o małej powierzchni?

Aby urządzić małe biuro należy skupić się na maksymalnym wykorzystaniu przestrzeni przy jednoczesnym zachowaniu wymaganej ilości metrów kwadratowych przypadających na jednego pracownika. Ważną zasadą przy ustawieniu stanowisk pracy jest przestrzeń za biurkiem umożliwiająca swobodne odsunięcie krzesła. Biurka w małej firmie powinny być mobilne, aby umożliwiać elastyczną aranżację.

Zaprojektuj funkcjonalne biuro z GRID

Planujesz otwarcie biura i zastanawiasz się, jak je zaprojektować, aby było wygodne w codziennej pracy? Zgłoś się do Studia Projektowego GRID. Od ponad 25 lat zajmujemy się projektowaniem przestrzeni biurowej.

Do każdego projektu podchodzimy indywidualnie. Analizujemy sposób pracy firmy, potrzeby pracowników, charakter branży oraz możliwości konkretnego lokalu. Na tej podstawie przygotowujemy projekt wnętrza, przygotowany pod potrzeby konkretnej firmy.

Najczęściej zadawane pytania

Ile czasu zajmuje projektowanie biura?

Czas projektowania biura zależy od wielkości przestrzeni, zakresu prac oraz stopnia złożoności inwestycji. Inaczej wygląda proces w przypadku niewielkiego biura, a inaczej przy większej przestrzeni wymagającej podziału na wiele stref i przygotowania szczegółowej dokumentacji. Im wcześniej rozpocznie się współpracę z projektantem, tym łatwiej dopracować układ funkcjonalny i uniknąć kosztownych zmian na późniejszym etapie.

Kiedy warto zaangażować projektanta biura?

Projektanta najlepiej zaangażować już na początku planowania nowej przestrzeni albo przed przebudową obecnego biura. To pozwala od razu dopasować układ pomieszczeń, instalacje, oświetlenie i wyposażenie do rzeczywistych potrzeb firmy. Wcześniejsze wsparcie projektowe pomaga też lepiej wykorzystać metraż i uporządkować cały proces inwestycyjny.

Jak pogodzić reprezentacyjny wygląd biura z wygodą pracy?

Dobrze zaprojektowane biuro nie wymaga wyboru między estetyką a funkcjonalnością. Reprezentacyjny charakter można połączyć z komfortem codziennej pracy, jeśli projekt uwzględnia zarówno identyfikację wizualną marki, jak i realne potrzeby pracowników. Duże znaczenie ma tu odpowiedni dobór materiałów, oświetlenia, mebli oraz podziału przestrzeni na strefy o różnych funkcjach.

Czytaj także:

• Jak wyposażyć salę konferencyjną? Aranżacja i gotowe pomysły

• Biuro w stylu loftowym – pomysły na aranżację

• Jak urządzić biuro w stylu boho?