Jak otworzyć kawiarnię? Od pomysłu do aranżacji wnętrza

Zapach świeżego ciasta, świeżo zmielonej kawy… Własna kawiarnia to marzenie wielu osób. Jednak stworzenie takiego miejsca to nie lada wyzwanie. Jak więc otworzyć własną kawiarnię i od czego zacząć? Ile kosztuje otworzenie kawiarni? Na te oraz inne pytania znajdziecie odpowiedź w naszym tekście.

Jakie formalności trzeba załatwić przed otwarciem kawiarni?

Formalności najlepiej uporządkować jeszcze przed podpisaniem umów wykonawczych i rozpoczęciem prac w lokalu. Procedury związane z otwarciem kawiarni obejmują nie tylko rejestrację firmy, ale także kwestie sanitarne, podatkowe i lokalowe. Najważniejsze sprawy, które trzeba sprawdzić na starcie, to:

• rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG albo KRS; przy rejestracji nowej firmy system przygotowuje także wniosek o adres do e-Doręczeń oraz zgłoszenia do odpowiednich urzędów,
• zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru Sanepidu przed rozpoczęciem działalności; obowiązek ten dotyczy zakładów, w których produkuje się albo wprowadza do obrotu żywność,
• uzyskanie odpowiednich zezwoleń,
• weryfikacja obowiązków podatkowych, w tym kwestii związanych z kasą fiskalną online, ponieważ gastronomia nadal należy do branż objętych obowiązkowym stosowaniem takich urządzeń.

Dobrze rozpisana lista formalności już na początku inwestycji pomaga uniknąć opóźnień i kosztownych zmian na dalszych etapach. W przypadku kawiarni ma to szczególne znaczenie, ponieważ projekt wnętrza, technologia lokalu i wymagania urzędowe muszą ze sobą współgrać od samego początku.

Jak otworzyć kawiarnię – krok po kroku

Otwarcie nowej kawiarni wymaga dobrego przygotowania.

Po stronie inwestora leży przede wszystkim stworzenie spójnego konceptu, określenie grupy docelowej i przygotowanie realnego biznesplanu. Inaczej wygląda rozpoczęcie działalności związanej z otwarciem pierwszej kawiarni, a inaczej rozwój sieci lokali, które mają już ustalone standardy, ofertę i model działania.

Duże znaczenie ma także wybór rodzaju lokalu. Inne warunki projektowe i organizacyjne obowiązują w przypadku niezależnej kawiarni, a inne przy lokalu w centrum handlowym. W galerii handlowej trzeba liczyć się z bardziej rozbudowaną dokumentacją, wymaganiami najemcy i koniecznością dopasowania projektu do przyjętych standardów technicznych. W samodzielnym lokalu zakres procedur bywa mniejszy, ale nadal wymaga dobrze przygotowanego projektu oraz przemyślanego układu funkcjonalnego.

Właśnie dlatego projekt kawiarni warto zacząć od planu funkcjonalnego. To na tym etapie ustala się najważniejsze kwestie związane z organizacją pracy, podziałem sali dla gości i zaplecza, ustawieniem wyposażenia oraz sposobem obsługi klientów. Im więcej szczegółów zostanie dopracowanych na początku, tym łatwiej przejść do kolejnych etapów i uniknąć zmian w trakcie realizacji.

Otwarcie lokalu gastronomicznego wiąże się z dużym stresem, dlatego tak ważne jest uporządkowanie procesu od samego początku. Dobrze przygotowany biznesplan i współpraca z doświadczonym architektem wnętrz pozwalają spokojniej przejść przez jeden z najbardziej wymagających etapów inwestycji, czyli przełożenie pomysłu na lokal, który będzie dobrze działał zarówno od strony funkcjonalnej, jak i biznesowej.

Biznesplan kawiarni

W przypadku nowego lokalu dobry biznes plan kawiarni jest bardzo ważny dla powodzenia inwestycji. Przed rozpoczęciem biznesu należy sprawdzić rynek kawiarniany, ustalić potencjalnych klientów i zbadać konkurencję. Dobrze przygotowany biznesplan powinien obejmować między innymi analizę rynku, konkurencji, grupy odbiorców, przewag oferty i planu finansowego.

Równolegle niezwykle ważne są także działania marketingowe, w tym zaplanowanie promocji w mediach społecznościowych. Już na etapie koncepcji warto zdecydować, czym ma wyróżniać się lokal, do kogo ma trafiać oferta i czy kawiarnia ma opierać się głównie na sprzedaży na miejscu, na wynos, czy również na dodatkowych usługach. Ułatwia to późniejsze decyzje dotyczące lokalu, układu pomieszczeń i wyposażenia kawiarni.

Dobrze przygotowany koncept kawiarni powinien też odpowiadać na proste pytania:

• czego chcą klienci w danej lokalizacji,
• w jakich godzinach lokal ma pracować najmocniej,
• jaka oferta ma przyciągnąć stałych klientów
• czy inwestor chce rozwijać jeden lokal,
• czy myśli o kolejnych punktach w przyszłości.

To właśnie na tym etapie powstaje fundament całej inwestycji. Im lepiej dopracowany pomysł na biznes, tym łatwiej przejść do wyboru odpowiedniego lokalu, projektu funkcjonalnego i oszacowania kosztów.

Jak znaleźć miejsce na otwarcie kawiarni?

Znalezienie idealnego lokalu na potrzeby nowej kawiarni to bardzo trudne zadanie. Jak w każdym biznesie należy poszukać miejsca, które spełnia priorytety określone przez biznesplan. Otwarcie pierwszej własnej kawiarni obciążone jest dużym czynnikiem emocjonalnym, dlatego przy podejmowaniu decyzji warto kierować się założeniami, które określa wcześniej przygotowany biznesplan kawiarni.

Przy wyborze lokalu na własną kawiarnię należy przede wszystkim kierować się względami funkcjonalnymi, lokalizacją, wielkością w odniesieniu do technologii, dostępną przestrzenią na zaplecze, możliwością dostaw, docelową klientelą.

Wybierając lokal należy wziąć pod uwagę:

• stan techniczny lokalu
• oraz zakres koniecznego remontu.

Czasami, szczególnie w przypadku starszego obiektu budowlanego warto zainwestować w ekspertyzę techniczną. Dobry biznesplan powinien określać wydatki, które można przeznaczyć na remont.

Wnętrze kawiarni – jak sprawić, by wystrój kawiarni był wyjątkowy?

Na powodzenie biznesu kawiarnianego oraz rozpoznawalność marki znaczący wpływ ma pomysł na estetykę wnętrza. Dobry projekt aranżacji wnętrz kawiarni ma bezpośredni wpływ na sukces. Przy projektowaniu sieci należy opracować księgę standardów, wtedy marka staje się rozpoznawalna niezależnie od lokalizacji. W kawiarniach liczy się przyjazna, miła i ciepła atmosfera relaksu i przyjemności.

Więcej na temat aranżacji kawiarni przeczytasz w naszym artykule: Wystrój kawiarni – inspiracje i sprawdzone pomysły

Wyposażenie własnej kawiarni

W kawiarni najważniejsza jest dobra kawa, więc w kwestii wyposażenia, posiadanie ekspresu do kawy wysokiej jakości jest priorytetem. Kosztowną inwestycją są także urządzenia chłodnicze. Istnieje wiele firm na rynku, które posiadają szeroki asortyment urządzeń. W kawiarni potrzebne są lady chłodnicze na sali sprzedaży oraz lodówki do magazynowania produktów na zapleczu.

Ponadto kawiarnię należy wyposażyć w lodówki do bitej śmietany, kostkarkę do lodu, zmywarkę, blendery, sokowirówki, może być potrzebny mały piecyk do podgrzewania szarlotki, młynki do kawy, urządzenie do bitej śmietany, dzbanek do spieniania mleka, filiżanki, naczynia.

Oprócz tego należy wygospodarować miejsce na produkty takie jak syropy, likiery i inne. Na zapleczu powinno znaleźć się miejsce na środki czystości oraz niezbędne wyposażenie do utrzymywania czystości w lokalu. Już na etapie projektu trzeba również pamiętać o takim układzie zaplecza, który pozwoli oddzielić czynności czyste od brudnych i ułatwi spełnienie wymagań sanitarnych.

Prowadzenie kawiarni

Prowadzenie kawiarni z sukcesem wiąże się przede wszystkim z przeprowadzeniem researchu na temat dobrej kawy oraz pozyskaniem specjalistów doświadczonych w parzeniu kawy i szeroko pojętej gastronomii. Zaufany i profesjonalny personel to w dużym stopniu gwarancja sukcesu.

Aranżacja wnętrza kawiarni i właściwy układ funkcjonalny może wpływać pozytywnie na pracę personelu parzącego i serwującego kawę. W trakcie ustaleń z architektem odnośnie planu funkcjonalnego kawiarni warto przeprowadzić rozmowy z doświadczonym personelem i zbadać potrzeby pracowników.

Jak otworzyć kawiarnię? Wymogi sanepidu

Z otwarciem kawiarni wiążą się uzgodnienia z sanepidem i pozyskanie wszelkich niezbędnych pozwoleń. Przed rozpoczęciem działalności trzeba uzyskać zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli sanitarnej.

Obowiązującym dokumentem dla personelu mającego kontakt z żywnością jest orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych, wydawane przez lekarza medycyny pracy na podstawie wyników badań laboratoryjnych.

W lokalu gastronomicznym trzeba także wdrożyć zasady higieny i bezpieczeństwa żywności. Przedsiębiorcy działający w sektorze spożywczym mają obowiązek opracowania i wdrożenia procedur opartych na zasadach systemu HACCP.

To oznacza, że przed otwarciem trzeba zadbać nie tylko o sam wystrój i wyposażenie, ale również o układ zaplecza, wentylację, dostęp do umywalek, toalet, miejsce na środki czystości i sposób przechowywania surowców.

Ile kosztuje własna kawiarnia?

Odpowiedź zawsze zależy od kilku grup wydatków: wynajmu lokalu, remontu, projektu, wyposażenia kawiarni, odbiorów, opłat administracyjnych, kosztów stałych i budżetu na start działalności.

Do planowania kosztów warto doliczyć także wydatki związane z przygotowaniem lokalu do odbioru sanitarnego, ewentualnym zezwoleniem na alkohol i bieżącym dostosowaniem działalności do obowiązków podatkowych.

Planujesz otworzyć kawiarnię? Zgłoś się do GRID!

Jeżeli chcesz otworzyć kawiarnię i potrzebujesz wsparcia od strony funkcjonalnej, projektowej i organizacyjnej, zapraszamy do kontaktu z zespołem GRID. Od lat zajmujemy się projektowaniem kawiarnii. Pomagamy inwestorom przejść od pomysłu na biznes, przez analizę lokalu i plan funkcjonalny, aż po projekt wnętrza i przygotowanie przestrzeni do dalszych uzgodnień. Dzięki temu łatwiej połączyć formalności, technologię i klimat miejsca w jedną spójną całość.

Najczęściej zadawane pytania

Czy do otwarcia kawiarni potrzebna jest zgoda sanepidu?

Przed rozpoczęciem działalności gastronomicznej trzeba uzyskać decyzję o zatwierdzeniu zakładu i wpis do rejestru, o ile dana działalność nie należy do wyjątków niewymagających zatwierdzenia.

Ile kosztuje otwarcie kawiarni?

Nie ma jednej stałej kwoty. Koszt zależy od lokalizacji kawiarni, stanu technicznego lokalu, zakresu remontu, projektu, wyposażenia, rodzaju oferty i skali działalności. Dlatego jeszcze przed podpisaniem umowy najmu warto rozpisać pełny kosztorys inwestycji i koszty bieżące.